MANFAAT DAN KERUGIAN STRUKTUR FUNGSIONAL & DIVISIONAL

A.    Manfaat struktur fungsional dan struktur divisional

1.    Struktur organisasi fungsional ini mempunyai  beberapa kelebihan, antara lain:

1)   Efisiensi melalui spesialisasi

2)   Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana

3)   Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak

4)   Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

2.    Adapun kelebihan dari struktur organisasi divisional antara lain:

1)   Koordinasi antar fungsi menjadi lebih mudah dan cepat

2)   Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan

3)   Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan

4)   Kesempatan karir lebih terbuka

B.     Kerugian struktur fungsional dan struktur divisional

1.    Kekurangan dari struktur organisasi fungsional adalah:

1)   Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi

2)   Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional

3)   Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi

4)   Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

2.    Sedangkan kekurangan  struktur organisasi divisional antara lain:

1)   Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi fungsional

2)   Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi

3)   Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

Sumber Pustaka:

Dr. Mahmuh M, hanafi, MBA. 2003. Mangemen Edisi Revisi. Yogyakarta: Akademi Managemen Perusahaan YKPN

Handoko, T.Hani. 2009. Manajemen.Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA

Samuel C. Certo & J.Paul Peter. Strategic Management, McGraw-Hill, 1990, p.125.

Schermerhorn, J. R., (2003). Manajemen. Jogjakarta : Andi Yogyakarta.

PENGORGANISASIAN, STRUKTUR ORGANISASI, PENGORGANISASIAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

A.    DEFINISI PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Pengorganisasian (Organisasi) menurut beberapa ahli:

1.      Organisasi Menurut Stoner; Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2.      Organisasi Menurut James D.Mooney; Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3.      Organisasi Menurut Chester I.Bernard; Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

4.      Siagian (1983) Pengorganisasianadalah keseluruhan pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas, tugas,kewenangan dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatuorganisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kegiatan kesatuan yang telahditetapkan.

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Pengorganisasian (Organizing) juga merupakan suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang di pandang. Seperti bentuk fisik yang tepat bagi suatu ruangan kerja administrasi, ruangan laboratorium, serta penetapan tugas dan wewenang seseorang pendelegasian wewenang dan seterusnya dalam rangka untuk mencapai tujuan.

B.     DEFINISI STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja danmenunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur organisasi terdiri atas unsur  spesialisasi kerja,standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

C.    PENGORGANISASIAN SEBAGI FUNGSI MANAJEMEN

Pengorganisasian merupakan fungsi dari manajemen, yang merupakan proses dalam mengatur manusia, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen meliputi:

1.      Organisasi Formal

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Unsur dan Tiang Dasar Organisasi Formal

Ada 3 Unsur pokok organisasi formal, yaitu :

1.    Sistem kegiatan terkoordinasi

2.    Kelompok orang

3.    Kerjasama mencapai tujuan

Tiang dasar teori organisasi formal:

1.      Pembagian kerja

2.      Proses skalar (hirarki) dan fungsional (horizontal)

3.      Struktur

4.      Rentang kendali

Ciri-Ciri Organisasi Formal

1.      Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Blok-blok bangunan dasar dari organisasi formal adalah jabatan-jabatan.

2.      Tujuan atau rencana organisasi terbagi kedalam tugas-tugas; tugas-tugas organisasi disalurkan  di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi

3.      Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan. Yakni, satu-satunya saat bahwa seseorang diberi kewenangan untuk melakukan tugas-tugas jabatan adalah ketika ia secara sah menduduki jabatannya.

4.      Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis. Hierarkinya mengambil bentuk umum suatu piramida, yang menunjukkan setiap pegawai bertanggung jawab kepada atasannya atas keputusan-keputusan bawahannya serta keputusan-keputusannya sendiri.

5.      Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.

6.      Proesedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal – yakni, peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang. Jabatan diharapkan memiliki orientasi yang impersonal dalam hubungan mereka dengan langganan dan pejabat lainnya.

7.      Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan bagian dari organisasi.

8.      Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.

9.      Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis, alih-alih koneksi politis, koneksi keluarga, atau koneksi lainnya.

10.  Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.

Ciri-ciri suatu organisasi formal berkaitan dengan suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan. Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan antara orang-orang. Keseluruhan organisasi terdiri dari jaringan jabatan.

Ada pun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi formal adalah sebagai berikut :

1.      Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya

Strategi menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para pimpinan dan bawahan. Menurut Chandler, pengubahan strategi mengakibatkan perubahan desain organisasional. Peningkatan kompleksitas menyebabkan struktur tersentralisasi menjadi tidak efisien. Perusahaan-perusahaan harus mengubah strukturnya menjadi struktur yang desentralisasi.

2.      Lingkungan yang melingkupinya

Dalam hal ini perlu dibedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut :

·         Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau secara tiba-tiba.

·         Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan di mana inovasi (perubahan) mungkin terjadi dalam setiap atau seluruh bidang.

·         Lingkungan bergejolak (turbulent environment), yaitu lingkungan di mana sering terjadi perubahan secara drastis.

3.      Teknologi yang digunakan

Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang- barang atau jasa akan membedakan struktur organisasi. Semakin kompleks teknologi, semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen. Perusahaan yang ingin sukses harus memiliki struktur yang sesuai dengan tingkat teknologinya.

4.      Ukuran organisasi.

Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan kerjanya yang sangat mempengaruhi struktur organisasi.Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih struktur yang tepat.

5.      Anggota (pegawai/karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan diantara satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Para manajer organisasi, terutama para manajer puncak, akan mempengaruhi pemilihan strategi, dan pemilihan strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang digunakan dalam organisasi.

Model- model struktur organisasi Formal

1.      Model tradisional

2.      Model hubungan manusiawi

3.      Model sumber daya manusia

2. Organisasi informal

Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.

Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Organisasi Informal memiliki ciri-ciri :

Lepas

Fleksibel

Tidak terumuskan

Spontan

Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar, maupun tidak sadar. Kerapkali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan-hubungan antara para anggota, bahkan tujuan-tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh Organisasi Informal :

1.      Arisan ibu-ibu

2.      Orang-orang di kendaraan umum

3.      Sekumpulan penonton yang menyaksikan sepak bola.

Sumber Pustaka:

Mukhyi, Abdul. M & Saputro, Imam, Hadi. 1995. Pengantar Manajemen Umum. Jakarta: Gunadarma University

Leavitt, Harold J. (1992). Psikologi Manajemen. Jakarta: Erlangga.

Robbins, S. Dan Coulter, M. (2004). Manajemen Jilid 1. Jakarta: INDEKS.

S.P. Hasibuan, H. Malayu. (2006). Manajemen (Dasar, Pengertian dan Masalah). Jakarta: Bumi Aksara.

J.Leavitt, Harold. 1986. Psikologi Manajemen. Jakarta: Erlangga.

Bagus Riyono dan Emi Zulaifah. 2001. Psikologi Kepemimpinan. Yogyakarta: Unit Publikasi Fakultas Psikologi UGM

MANFAAT & JENIS PERENCANAAN

A.     MANFAAT PERENCANAAN

Terdapat beberapa manfaat perencanaan dalam manajemen, diantaranya:

1.       Menghindari kesalahan atau risiko.

2.      Memungkinkan koordinasi.

3.      Metode yang digunakan bisa lebih baik.

4.      Sebagai dasar untuk pengendalian.

5.      Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

6.      Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama.

7.      Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

8.      Pemilihan berbagai alternatif terbaik.

9.      Standar pelaksanaan dan pengawasan.

10.  Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan.

11.  Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

12.  Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.

13.  Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

14.  Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

15.  Menghemat waktu, usaha dan dana.

Sumber Pustaka:

Husaini Usman. 2008. Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.

T. Hani Handoko. 1984. Manajemen. Yogyakarta: BPFE.

Sri Wiludjeng. 2007. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Garaha Ilmu.

B.     JENIS PERENCANAAN DALAM ORGANISASI :

Melihat tingkat hirarkis, ada tiga jenis perencanaan, yaitu:

1.      Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis dianggap oleh organisasi secara keseluruhan dan dihasilkan oleh tingkat hirarki yang lebih tinggi dari sebuah organisasi. Berkaitan dengan tujuan jangka panjang dan strategi dan tindakan untuk mencapainya.

Perencanaan ini merupakan proses dimana eksekutif / top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan yang dipilih.

Hal ini biasanya dilakukan dalam organisasi pada tingkat manajerial, atau tingkat tertinggi perintah, yang dilakukan dengan cara taktik dan prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu atau diberikan perencanaan jangka panjang lebih dari 5 tahun.

Perencanaan strategis juga merupakan suatu hal untuk merencanakan strategi dalam segala hal, atau dalam kehidupan sehari-hari setiap orang.

2.      Perencanaan Taktis / Taktik

Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian.

Bagian taktis merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik. Apakah iteratif, dan proyek mana yang harus fleksibel dan menerima penyesuaian dan koreksi. Teknik ini memungkinkan pengukuran siklus dan evaluasi sebagai dijalankan yang secara dinamis dan interaktif dilakukan dengan orang lain, dan merupakan teknik yang mengkoordinasikan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari efisiensi.

3.      Perencanaan Operasional

Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat operasional.

Karena jadwal pada tingkat operasional sesuai dengan set bagian homogen dari perencanaan taktis, yaitu, mengidentifikasi prosedur spesifik dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah, dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu, rencana dikembangkan untuk waktu yang singkat.

Perencanaan Operasional ini dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil taktik.

Termasuk tugas-tugas operasional dan skema operasi yang benar dan efisien dalam menjalani sistem pendekatan reduksionis proses khas ditutup. Hal ini dilakukan berdasarkan proses diprogram dan teknik komputasi. Ini mengubah ide menjadi kenyataan, atau mengeksekusi tujuan dari suatu tindakan melalui berbagai rute, jangka pendek pekerjaan umumnya kurang dari 1 tahun.

4.      Perencanaan Normatif

Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar, metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan.

Standar-standar tentang pendirian aturan dan / atau undang-undang dan / atau kebijakan dalam setiap kelompok atau organisasi, terutama untuk menjaga pengendalian, pemantauan dan pengembangan perencanaan dan pengembangan standar dan kebijakan. Perencanaan berhubungan erat dengan desain struktur organisasi. Ini berlaku di daerah yang sangat spesifik, yang umumnya adalah mereka yang mengawasi dan menentukan aspek pada tingkat lainnya tidak dapat dipisahkan.

Macam Perencanaan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, tergantung dari mana melihatnya.

Apabila ditinjau dari segi kegunaannya, suatu rencana dapat dibedakan menjadi:

1.         Single use plan, yaitu suatu rencana yang hanya dipakai sekali saja. Jadi apabila tujuan yang diinginkan telah tercapai, kemudian rencana dibubarkan atau tidak dipergunakan.

2.      Standing plan, yaitu suatu rencana yang dapat dipakai berulang kali.

Apabila ditinjau dari segi bentuknya, suatu rencana dapat dibedakan menjadi:

1.      Rencana pisik, adalah rencana yang memuat secara garis besar dari pada suatu kebijaksanaan.

2.      Rencana kerja, yaitu suatu rencana yang memuat deskipsi secara detail dari suatu kebijaksanaan. Rencana ini biasanya dibuat mengikuti rencana pisik, dengan tujuan untuk memberi penjelasan secara terperinci dari rencana pisik. Karena tujuan dan sifatnya itulah untuk rencana jenis ini lazim disebut pula dengan "detail plan".

Apabila dilihat dari segi jangka waktu pelaksanaannya, rencana dapat digolongkan menjadi:

1.      Rencana jangka pendek, yaitu rencana yang jangka waktu pelaksanaannya maksimum 5 tahun.

2.      Rencana jangka menengah, adalah rencana yang jangka waktu pelaksanaannya antara 5-15 tahun.

3.      Rencana jangka panjang, yaitu rencana yang jangka waktu pelaksanaannya di atas 15 tahun.

Apabila ditinjau dari sudut kawasan atau wilayah pelaksanaannya, suatu rencana dapat dibagi menjadi:

1.      Rural plan, yaitu rencana untuk sesuatu desa.

2.      City plan, yaitu rencana untuk sesuatu kota.

3. Regional plan, adalah rencana untuk sesuatu daerah.

4. National  plan, adalah  rencana  untuk  tingkat  nasional (negara).

Sumber Pustaka:

Dr. Hery Sawiji, M.Pd. 2013. Pendidikan Ekonomi. Solo: UNS, 2013.