PERENCANAAN (PALNNING)

NAMA            : ANGGI FITALOKA

NPM               : 10512905

KELAS           : 3PA04

A. DEFINISI PERENCANAAN

Dalam ilmu menejemen menjelaskan bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah perencanaan, dimana dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri dari perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.

Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :

“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”

Dalam manajemen, Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Beberapa Arti Perencanaan Menurut Para Ahli :

1.      Farland, Perencanan adalah suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubah daripada wewenangnya.

2.      Abdulrachman (1973), Perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta dan atau perkiraan yang mendekat (estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan tindakan-tindakan kemudian.

3.      Terry (1975), Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.

4.      Kusmiadi (1995), Perencanaan adalah  proses dasar yang kita gunakan  untuk memilih tujuan-tujuan dan menguraikan bagaimana cara pencapainnya.

5.      Soekartawi (2000), Perencanaan adalah pemilihan alternatif atau pengalokasian berbagai sumber daya yang tersedia.

B. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN PERENCANAAN

Proses perencanaan terdiri dari 5 tahap :

1.      Penetapan Tujuan Organisasi

Penetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang dijadikan arah abgi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan yang bersifat kualitatif  memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah pertama yang sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus dapat membuat perencanaan yang efektif dan efisien.

2.      Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)

Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan. Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn perencanaan untuk masa yang akan datang.

3.      Mengenal Dukungan dan Kendala

Setiap penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan yang disusum dan kendala apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal dukungan dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek (terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek akan menyadarkan pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).

4.      Mengembangkan Premis Peerencanaan

Yang dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan sangat mempengaruhi aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan perlu peninjauan tentang segala tatanan yang ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yang ahli akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna mengantisipasi dan merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan segala kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yang terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan akan sangat membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan sinyal dini bagi manajer.

5.      Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana

Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan  akan tetapi sebaiknya metode pengawasan yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode pengaawasan  telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai cara  menanggulanginya, jka metode pengawasan  tidak dipersiapkan terlebih dahulu  maka terjadi permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang sistematis  dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.

Adapun unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:

1.      Tujuan

2.       Policy

3.      Prosedur

4.      Progress (kemajuan)

5.      Program

Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan. Manfaat dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:

1.      Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.

2.      Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.

3.      Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.

4.      Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.

5.      Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.

Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :

1.      Waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif

2.      Waktu sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.

3.      Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan perencanaan manajemen.

Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.

C. CONTOH KASUS

Pengamatan di lakukan di salah satu perusahaan minyak dan gas yang ada di Indonesia dengan mengamati sistem manajemen produksi gas yang di masyarakat Indonesia lebih dikenal dengan sebutan gas elpiji. Sangat banyak tahapan yang dilalui untuk memproduksi suatu produk gas elpiji yang berkualitas, hal pertama adalah Perencanaan meliputi perhitungan (menghitung bahan baku) yaitu menghitung jumlah atau volume dari minyak dan gas yang terkandung didalam reservoir (dalam perut bumi) kemudian menentukan desain pabrik yaitu menentukan seberapa besar pabrik harus dibuat berdasarkan jumlah bahan baku dan permintaan pasar selanjutnya perencanaan operasional yaitu untuk menentukan system atau teknologi yang paling menguntungkan dan efisien dalam operasional lalu menentukan buyer (pembeli) yaitu melakukan negosiasi terhadap pembeli untuk mencapai kesepakatan penjualan dan pembelian hasil produksi.

Yang kedua adalah melakukan Persiapan Operasional diantaranya pembagian divisi perusahaan yaitu membentuk divisi sesuai dengan disiplin dalam memproduksi bahan bakar gas dilanjutkan perekrutan berdasarkan divisi yang telah ditetapkan kemudian melakukan drilling yaitu tahap menentukan lokasi dan pengeboran sumur minyak dan gas setelah itu construction yaitu tahap pembuatan pabrik berdasarkan target produksi dan penjualan serta melakukan operasional yaitu pengoperasian pabrik dalam mengolah minyak dan gas yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan pembeli dan melakukan operasional berdasarkan prosedur standar perusahaan minyak dan gas.

Dan tahapan yang terakhir adalah operasional mencakup target produksi yaitu menentukan prosedur dan operasional untuk mencapai target produksi berdasarkan permintaan pembeli dilanjutkan dengan maintenance yaitu perawatan seluruh peralatan produksi untuk menjaga waktu pakai dari peralatan produksi dan tidak lupa pula untuk melakukan laporan produksi dan penjualan yaitu system pelaporan yang dilakukan setiap hari untuk mengetahui seluruh jumlah bahan baku produksi, hasil produksi, penjualan, bahan operasional dan bahan yang terbuang. Dengan dilaksanakan tahapan diatas secara baik tentunya dapat diciptakan suata produk yang bermanfaat bagi konsumen dan tentunya juga menguntungkan bagi perusahaan yang memproduksi gas elpiji tersebut.

D. DAFTAR PUSTAKA

ismawanto.2007.ekonomi jilid 3. surakarta: CV gema ilmu

Leavitt, Harold J. (1992). Psikologi Manajemen. Jakarta: Erlangga.

Robbins, S. Dan Coulter, M. (2004). Manajemen Jilid 1. Jakarta: INDEKS.

S.P. Hasibuan, H. Malayu. (2006). Manajemen (Dasar, Pengertian dan Masalah). Jakarta: Bumi Aksara.

Suprapto, Tommy. Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi. Yogyakarta: Media Pressindo